COVID-19 Kapsamında Genel Kurul Toplantılarının Ertelenmesi

COVID-19 Kapsamında Genel Kurul Toplantılarının Ertelenmesi

GİRİŞ

Genel Kurul kavramı, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun (“Kanun”) 407’ nci maddesi ve devamında düzenlenmekte olup toplantıya ilişkin 409 numaralı madde; “Genel kurullar olağan ve olağanüstü toplanır. Olağan toplantı her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır.” şeklinde düzenlenmiştir.

Türkiye Cumhuriyeti Ticaret Bakanlığı (“Bakanlık”) tarafından 20 Mart 2020 tarihinde yapılan açıklama ile COVID-19 (Koronavirüs) salgınının yayılmasının engellenmesi amacıyla şirket genel kurullarının yoğunlukla gerçekleştirildiği bu dönemde şirketlerin kurul toplantıları bakımından bazı tedbirler alınmıştır. Bu kapsamda;

1. Yapılması Planlanan Genel Kurulun Toplantı Yapılması Beklenmeden İptali

Kanun ve şirket sözleşmesine uygun olarak yönetim organları tarafından daha önce toplantıya çağrılan anonim ve limited şirketlerin olağan genel kurullarının, erteleme kararı alınması amacıyla genel kurulun toplanması beklenmeksizin, yönetim organları tarafından alınacak bir kararla iptal edilmesi imkânı tanınmıştır.

2. Elektronik Ortamda Genel Kurul Yapılması

2.a. Şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması halinde

Kanunun 1527’ nci maddesi; “Şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartıyla, sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir.” şeklindeki düzenlenmiştir. Bu düzenleme, şirketlerin esas sözleşmesi veya şirket sözleşmesinde kurulların elektronik ortamda gerçekleştirebileceğine ilişkin bir düzenlemenin olması şartıyla genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılmasına imkan sağlamaktadır. Önemle ifade etmek gerekir ki bu neviden salgının etkilerinin en aza indirilmesi amacını destekleyen uygulamalar Bakanlık tarafından da desteklenmektedir.

2.b. Şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmemiş olması halinde

Bu çerçevede şirket sözleşmelerinde veya esas sözleşmelerinde kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine imkân tanıyan hüküm bulunmayan şirketlerin, bu dönemde gerçekleştirmeyi planladıkları toplantıları “Elektronik Genel Kurul Toplantı Sistemi” üzerinden gerçekleştirilmesine yönelik tedbirler alınmıştır.
Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS), şirket genel kurullarına elektronik ortamda şahsen veya temsilci aracılığıyla katılım sağlayan, toplantı bilgilerine ulaşım sağlayan, dilenirse temsilci sağlanmasına da imkân sağlayan genel kurul toplantısının canlı takibini sağlayan bir bilişim sistemidir.

Şirket Sözleşmelerinde veya esas sözleşmelerinde genel kurul toplantısının elektronik ortamda gerçekleşebileceğine dair hüküm bulunmayan Şirketler bu imkândan Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketinden destek hizmeti almak suretiyle ve hak sahiplerine elektronik ortamda katılma imkânının sağlanması zorunluluğunu ortadan kaldırmayacak şekilde yararlanabilecektir. Böylece şirketlerce elektronik ortamda kurul gerçekleştirilmesine imkân tanıyan hükme ilişkin sözleşme değişikliğinin de bundan sonra yapılacak ilk genel kurul toplantısında gerçekleştirilmesi imkanı tanınmıştır.

3. Genel Kurul Toplantılarında Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcisinin Katılımı

Kanunun m.407/3; “333 üncü madde gereğince belirlenen şirketlerin genel kurul toplantılarında Gümrük ve Ticaret Bakanlığının temsilcisi de yer alır.” şeklinde düzenlenmiştir. Buna ek olarak belirtmek isteriz ki; 28.11.2012 tarih ve 28481 sayılı Resmi Gazete ile yürürlüğe giren Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük Ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’ in 32/1 (a) maddesi; “Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur:

• Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında.
• Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında.
• Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında.” şeklide düzenlenmiştir.

Bu kapsamda, Yönetmelik’in 35. maddesi uyarınca; Bakanlık temsilcisi atanması için başvurunun, yönetim kurulu üyelerinin herhangi biri tarafından veya şirketi temsil veya ilzama yetkili kılınan kişilerce toplantının yer, gün ve saati bildirmek suretiyle toplantı tarihinden en az 15 gün önce yapılması gerekir. Bakanlık temsilcisinin atanma ve toplantıya katılma hususları da Covid-19 kapsamında önem arz ettiğinden dolayı Bakanlık 26 Mart 2020 tarihinde yaptığı açıklama ile; “Anonim Şirketlerin Genel Kurul toplantılarına Bakanlık temsilcisi başvuru işlemleri ile Bakanlık temsilcisi görevlendirme işlemlerinin MERSİS üzerinden elektronik ortamda yürütülmesine ve genel kurul toplantılarına ilişkin belgelerin elektronik ortamda tutulmasına imkân sağlayacak “Genel Kurul Modülü” nün; kullanımına ilişkin uzaktan eğitim verildiğini” kamuoyuna duyurmuştur.